TEKNIK DISKUSI, RAPAT, DAN PERSIDANGAN
A. TEKNIK RAPAT
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam
pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang
melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan
dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya
melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub
bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan
lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat
Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.
Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.
Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1.Persiapan
a. Menyiapkan
rencana.
b. Menyiapkan
agenda rapat.
c. Menyiapkan
kertas kerja.
d. Menyiapkan
pembicara/peserta.
e. Menyiapkan
tempat dan waktu.
2.Pengambilan keputusan.
3.Penutupan rapat.
4.Pelaporan dan Evaluasi
a.Pelaporan
·
Jelas, lengkap dan singkat.
·
Pembuat laporan harus mengikuti rapat
secara penuh.
·
Isi : tanggal/jam, jumlah peserta,
pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.
b.Evaluasi
·
Dilakukan bersama panitia/pengurus.
·
Yang dievaluasi adalah semua kegiatan
rapat dari persiapan, pelaksanaan,dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat
1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan nara sumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.
Persyaratan Pemimpin Rapat
1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter,
dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat mencari
jalan keluar.
3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap
peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan
Upaya mensukseskan Rapat
1.Penyelenggaraan yang efektif dan
efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
f.
Aktif, tegas, mampu membimbing,
mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
g. Diterima
sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
h. Bicara
jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara /
mengemukakan pendapat.
3.Hal-hal lain yang perlu :
a. Peserta
rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b. Hindarkan
adanya gangguan dari luar.
c. Jika
ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d. Rapat
jangan buru-buru selesai dan juga jangan terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil
1.Semua undangan/peserta hadir.
2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan
rapat.
3.Peserta aktif dan banyak masukan.
4.Masalah yang dirapatkan dapat
dipecahkan.
5.Sasaran yang direncanakan tercapai.
6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.
B. TEKNIK DISKUSI
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar
informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud
untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang
sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan.
Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu
paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.
Manfaat Diskusi
1. Ditinjau
dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi
dan konsultasi
2. Ditinjau
dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang
mengenai sesuatu.
Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
a. Penyajian
bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis
(makalah, kertas kerja).
b. Tanggapan
terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
c. Tanggapan
peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a. Seorang
/ lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b. Tanggapan,
sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih
teliti.
3. Diskusi Panel
a. Bahan
pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi
tertentu.
b. Tanggapan,
sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming
a. Bahan
pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
b. Tiap
peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara
dan setiap ide dicatat.
c. Berbagai
ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan
kerangkan pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.
Persyaratan Diskusi
1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan
catatan :
a. Tata
tertib tidak ketat.
b. Setiap
orang diberi kesempatan berbicara.
c. Kesediaan
untuk berkompromi.
2.Bagi peserta diskusi :
a. Pengertian
yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b. Sanggup
berpikir bebas dan lugas.
c. Pandai
mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d. Mau
menerima pendapat orang lain yang benar.
e. Pandai
bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3.Bagi pemimpin diskusi :
a. Sikap
hati-hati,cerdas,tanggap.
b. Pandai
menyimpulkan.
c. Sikap
tidak memihak.
C. TEKNIK PERSIDANGAN
Macam Persidangan
Sidang memiliki jenis yang bermacam-macam,
tergantung dari ruang dan atau ada pertimbangan lainnya. Dewan Perwakilan
Rakyat RI sebagai institusi pembuat kebijakan setidaknya memiliki 18 jenis
persidangan/rapat. Sementara macam persidangan yang lebih umum dalam setiap
institusi/lembaga diantaranya yaitu :
1. Sidang Paripurna, yaitu sebuah persidangan yang
dilaksanakan dengan melibatkan keseluruhan anggota lembaga, yang dipimpin oleh
pimpinan lembaga yang bersangkutan.
2. Sidang Pleno, merupakan persidangan yang melibatkan
segenap anggota lembaga atau tim lembaga yang derajatnya berada dibawah
paripurna. Sidang pleno dalam pelaksanaannya tidak selamanya dipimpin oleh
pimpinan lembaga.
3. Sidang Komisi, persidangan khusus yang membahas
sebuah topik sidang dari sebuah agenda persidangan umum/pleno. Hasil sidang
komisi ini kelak di sahkan melalui mekanisme sidang pleno.
4. Sidang Khusus, persidangan yang penamaan dinisbatkan
atas dasar hal khusus pula. jenis ini merupakan jenis sidang yang paling banyak
dilaksanakan dalam sebuah lembaga. Namanya beraneka ragam, seperti sidang
pelantikan anggota organisasi, sidang sarjana, sidang LDKM, dan lain-lain.
Kekhususan lain akan nampak dengan munculnya konsep "luar biasa",
seperti sidang paripurna luar biasa, Munas Luar Biasa, atau yang lainnya yang
mengindikasikan adanya faktor lain yang mengharuskan digelarnya sebuah
persidangan.
Tujuan Persidangan
Secara umum, sidang bertujuan untuk
mensahkan suatu hal. Disamping itu, sidang juga dapat dilangsungkan dan
disesuaikan dengan maksudnya masing masing . Misalnya :
a.
Sidang Kelulusan, tujuannya untuk
mensahkan atau meluluskan peserta.
b.
Sidang Umum atau Rapat Umum sebuah
organisasi, tujuannya memilih dan menetapkan ketua, menetapkan AD/ART dan
aturan lainnya.
Beberapa
istilah yang kerap muncul dalam persidangan adalah sebagai berikut :
- Quorum,
yaitu data kuantitatif yang mensyaratkan jumlah peserta sidang minimal
untuk mensahkan persidangan. Bila jumlah tersebut tidak tercapai maka
persidangan tidak bisa dilangsungkan, atau tergantung dari tata tertib
yang berlaku. Misal, Quorum :
(1) sidang dapat dilaksanakan jika sekurang-kurangnya dihadiri oleh 2/3 dari jumlah anggota/ peserta.(2) dst. - Presidium, adalah bentuk kepemimpinan kolektif (terdiri dari 2 orang atau lebih) dalam persidangan yang bertugas mengatur jalannya persidangan (pimpinan sidang). Biasanya, jumlah presidium ini bersifat ganjil. Maksudnya adalah jika dalam pengambilan keputusan terjadi deadlock, dan pimpinan sidang (presidium) diberikan hak suara, maka jumlah ganjil ini memungkinkan untuk menghasilkan sebuah keputusan. Selain itu, presidium harus lah bersikap netral, karena mereka mempunyai hak untuk mengatur dan menentukan jalannya persidangan.
- Interupsi, yaitu pemotongan pembicaraan yang dilakukan peserta sidang dengan tujuan beraneka ragam. Dalam tataran teknis/praktek, pola interupsi ini biasa dilakukan dengan mengangkat tangan dan mengatakan interupsi point of..... Keanekaragaman interupsi disesuaikan dengan tujuannya dan memiliki tingkatan tersendiri yaitu :
a. Previllage, tingkatan teratas dalam interupsi, dan
pimpinan sidang (presidium) harus memberikan kesempatan bagi peserta yang
melakukan interupsi jenis ini. Peserta biasa menggunakan interupsi ini jika
merasa dilecehkan/dihina atau dijelek-jelekan secara langsung oleh peserta
lain. Nantinya, peserta yang mengajukan interupsi ini akan meminta dengan
hormat kepada peserta yang menghinanya untuk meminta maaf atau bahkan
dikeluarkan dari persidangan. Tentu saja dengan persetujuan pimpinan sidang.
b. Interupsi Point of clarification , tingkatan kedua
setelah Previllage. Interupsi ini dimaksudkan untuk memberikan
klarifikasi sekitar permasalahan yang sedang dibahas. Banyaknya peserta sidang,
bisa saja menimbulkan multitafsir atau multiinterpretasi mengenai masalah yang
sedang dibahas. Jika ada peserta yang keluar dari jalur permasalahan atau
terjadi salah tangkap, maka peserta yang akan memberikan klarifikasi
menggunakan interupsi jenis ini.
c. interupsi point of information, adalah interupsi yang
dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang dibahas, baik itu
terkait dengan agenda acara, tempat kegiatan ataupun hal lain.
d. interupsi point of order, adalah interupsi yang
dimaksudkan untuk berbicara atau berpendapat. Interupsi jenis ini sering
dipakai dalam persidangan, karena memang jika peserta hendak memberikan
pendapatnya, maka menggunakan interupsi jenis ini.
Beberapa
interupsi di atas, sering muncul dalam jalannya persidangan. Atau yang lebih
sederhana, biasanya temen-temen saya pas sidang sering bilang, izin
bicara...atau masuk ya, sambil mengangkat tangan tentu saja. Satu hal lagi yang
harus diperhatikan, bahwa peserta boleh berbicara setelah diizinkan atau
dipersilahkan oleh pimpinan sidang / presidium. Ini pula yang mengharuskan
pimpinan sidang bersikap netral.
- Walk Out (WO). Istilah yang satu ini pasti sering juga kita dengar. Tapi ternyata tidak hanya dalam olahraga atau perlombaan lainnya saja istilah WO ini digunakan. Dalam persidangan WO memiliki makna sebagai satu manifestasi atau perwujudan dari sebuah protes peserta atau kelompok peserta dalam menyikapi persidangan. Bentuk kongkritnya, peserta yang menyatakan dirinya WO, keluar dari persidangan dan tidak mengakui keabsahan persidangan. Berdasarkan pengalaman penulis, WO dapat berlaku sebagaimana dikehendaki oleh yang bersangkutan, bisa satu jam, satu hari atau bahkan selama persidangan tersebut.
- Draft tertulis. Sebagaimana telah disebutkan di awal, bahwa perbedaan sidang dengan musyawarah adalah selalu ada draft tertulis dalam sebuah sidang, sebagai permasalahan yang akan dibahas. Draft yang ada biasanya berbentuk Bab, Pasal dan ayat. Adapun materi-materi yang dimasukkan dalam draft tertulis ini antara lain :
a. Tata tertib, yaitu kerangka dasar aturan persidangan
yang dijadikan acuan selanjutnya dalam menjalankan persidangan. Di dalamnya
mengatur nama, tempat, waktu, tujuan, peserta, pimpinan dan lain-lain yang
dibutuhkan untuk mengatur jalannya persidangan. Hal inilah yang menjadikan
sidang lebih "sakral" dibanding rapat biasa.
b. Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART), yaitu pedoman
dasar keberlangsungan sebuah lembaga/organisasi. Lewat sidang inilah, AD/ART
sebuah organisasi di sahkan dan dilegal-formalkan.
c. Aturan tambahan
lainnya yang dibutuhkan dan akan disahkan. beberapa materi yang termasuk dalam
draft tertulis itu kemudian akan disahkan dan ditetapkan menjadi suatu
ketetapan, yang apabila terjadi kesalahan dikemudian hari maka akan dilakukan
perbaikan sebagaimana mestinya.
- Tata cara pengambilan Keputusan, adalah proses untuk menghasilkan suatu keputusan bersama. mekanisme pengambilan keputusan terdiri dari :
a. Musyawarah mufakat, yaitu tahapan dimana semua
peserta sidang menyepakati suatu rumusan. Jika tidak tercapai tahap ini, maka
dilanjutkan dengan Lobying.
b. Lobying. Secara sederhana, lobying dapat diartikan
perumusan bersama yang hanya diikuti oleh beberapa peserta yang berbeda
pendapat.
c. Voting, merupakan proses pengambilan keputusan
melalui mekanisme pengambilan suara terbanyak. Biasanya Voting diambil setelah
mekanisme atau tata cara sebelumnya tidak berhasil mengambil keputusan.
- perlengkapan persidangan. beberapa peralatan yang digunakan adalah, Palu Sidang (bukan palu untuk paku), Taplak Meja warna hijau, jam dinding dan beberapa peralatan teknis lainnya. Sakralnya sebuah persidangan mengharuskan beberapa peralatan yang telah disebutkan di atas harus selalu digunakan dan tidak bisa diganti warna. Pernah ga melihat sidang tapi pake taplak warna hitam?? itu pula sebabnya kenapa sering ada istilah di"meja hijaukan".
- Aturan Ketukan Palu. Hal lain yang unik dari persidangan ini adalah adanya aturan ketukan palu sidang. Jadi, palu yang ada tidak bisa diketukkan seenaknya saja. Beberapa aturan itu antara lain :
1 kali ketukan
a. Menerima
dan menyerahkan pimpinan sidang.
b. Mengesahkan
keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c. Memberi
peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d. Menskors
dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga
peserta sidang tidak perlu meninggalkan
tempat sidang.
e. Mencabut
kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan
:
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing
dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan. Skorsing ialah
penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam
menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a. Membuka/menutup
sidang atau acara resmi.
b. Mengesahkan
keputusan final /akhir hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium
Sidang
1. Membuka
sidang
“Dengan
mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “
tok…….tok…….tok
2. Menutup
sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya
nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan
pimpinan sidang
“Dengan
ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
4. Mengambil
alih pimpinan sidang
“Dengan
ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5. Menskorsing
sidang
“Dengan
ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6. Mencabut
skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut
dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
7. Memberi
peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
a. Mempunyai
sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b. Memiliki
pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c. Peka
terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d. Mampu
mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang
:
a. Simpatik,
menarik, tegas dan disiplin
b. Sopan
dan hormat dalam kata dan perbuatan
c. Adil,
bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
Jalannya
Persidangan
Sebagaimana
telah disampaikan di atas, bahwa persidangan pada dasarnya adalah proses
pengambilan keputusan yang diatur secara khusus melalui tata tertib yang
disediakan untuk itu. secara umum, jalannya persidangan haruslah berangkat dari
adanya masalah yang harus disidangkan. keberadaan masalah inilah yang kemudian
akan diimplikasikan dalam bentuk nama sidang, peserta, waktu dan hal-hal
lainnya. jangan pula dilupakan keberadaan pimpinan sidang, baik itu berasal
dari peserta ataupun dari lembaga lain yang masih berhubungan. pemilihan
pimpinan sidang diatur dalam aturan tersendiri, atau diserahkan langsung pada
kesepakatan peserta. selanjutnya, pimpinan sidanglah yang mengatur jalannya
persidangan sesuai dengan agenda acara yang ada. untuk mengambil keputusan,
gunakanlah mekanisme pengambilan keputusan sebagaimana tertulis di atas.
perbedaan pendapat, benturan persepsi, munculnya arogansi atau egoisme adalah
hal yang wajar dalam sebuah persidangan. menjadi tidak wajar jika diikuti oleh
emosi. oleh karena itu, peserta harus bisa menahan emosinya masing-masing.
sadarilah, bahwa sidang dilaksanakan bukan untuk kepentingan individu atau
kepentingan golongan, melainkan untuk kemaslahatan bersama.
Akhirnya bang... ini yang terakhirkah?? :D
BalasHapushmmmm,....saya hanya berusaha untuk memulai dan kawan-kawan semua-lah yang harus melanjutkan dengan cara yang sama atau jalan yang berbeda,.. :)
Hapus